Come gestire ritiri e consegne durante la giornata

In sintesi

Ritiri e consegne sono spesso il punto in cui il piano incontra la realtà. Un viaggio può essere stato organizzato bene, ma un'attesa al magazzino di due ore cambia tutto ciò che viene dopo. Dal 2025 il tema è diventato ancora più rilevante anche sul piano normativo: la disciplina italiana dei tempi di attesa per carico e scarico è stata riscritta.

Per una PMI è quindi utile registrare almeno quattro momenti: appuntamento previsto, arrivo effettivo, inizio operazione, fine operazione. Questi dati aiutano sia a gestire la giornata sia a ricostruire eventuali contestazioni.

Prima dell'arrivo

L'autista dovrebbe avere informazioni operative sufficienti senza dover richiamare il disponente per ogni dettaglio:

• indirizzo corretto e ingresso da utilizzare;
• riferimento del cliente/magazzino;
• finestra oraria;
• contatto utile;
• numero ordine o riferimento prenotazione;
• merce e indicazioni particolari;
• documenti necessari;
• eventuali istruzioni di sicurezza comunicate dal sito.

Il disponente, a sua volta, deve sapere se l'appuntamento è “indicativo” o se un ritardo di 15 minuti può far perdere lo slot.

La regola dei 90 minuti per carico e scarico

La Legge 18 luglio 2025, n. 105, convertendo il Decreto-Legge 73/2025, ha sostituito l'articolo 6-bis del D.Lgs. 286/2005. La nuova disciplina stabilisce un periodo di franchigia pari a 90 minuti per ciascuna operazione di carico o scarico, calcolato dall'arrivo del vettore al luogo dell'operazione.

Il testo considera anche i periodi di attesa dovuti all'inattività di committente, caricatore o destinatario. La disciplina prevede inoltre un indennizzo in caso di superamento della franchigia; il quadro introdotto nel 2025 fissa l'importo base a 100 euro per ogni ora o frazione di ora di ritardo, soggetto alla rivalutazione prevista dalla norma. Sono previste responsabilità e meccanismi specifici che vanno letti nel testo vigente per il caso concreto.

Per una piccola azienda questo non significa “fatturare automaticamente ogni attesa”. Significa che l'attesa è un dato economico e giuridico, non solo un fastidio operativo.

Come dimostrare l'orario di arrivo

La normativa del 2025 attribuisce rilievo alla prova dell'arrivo. In determinate circostanze il vettore può dimostrare l'orario tramite le risultanze del sistema satellitare di geolocalizzazione del veicolo oppure del tachigrafo intelligente di seconda generazione.

Questo rende importante una gestione coerente dei dati. Se l'azienda usa sistemi di geolocalizzazione, deve però considerare anche la normativa privacy e lavoristica: raccogliere la posizione di un mezzo guidato da un dipendente non è un tema separato dal trattamento dei dati personali.

Durante le operazioni

Il conducente deve sapere quando può segnalare un problema e a chi. Esempi:

• merce o quantità diverse da quelle previste;
• imballaggio visibilmente danneggiato;
• impossibilità di accedere al sito;
• attesa che supera la soglia interna definita dall'azienda;
• richiesta di modificare destinazione o merce;
• condizioni che rendono insicuro il carico.

L'obiettivo non è trasformare ogni differenza in una contestazione, ma evitare che l'autista prenda decisioni commerciali o documentali che spettano all'azienda.

Ritardo e anomalia: comunicare prima che diventino una sorpresa

Quando un ritardo al primo scarico mette a rischio una seconda consegna, il disponente deve saperlo mentre esiste ancora una possibilità di intervento. Una regola semplice può essere: superata una certa soglia di attesa, l'autista segnala l'anomalia; il sistema o il disponente rivaluta le attività successive.

È importante distinguere ritardo previsto e ritardo consuntivo. Dire al cliente “arriveremo con 40 minuti di ritardo” è una previsione; registrare l'orario effettivo consente poi di capire quanto il problema abbia inciso davvero.

Esempio pratico

Appuntamento alle 08:00. Il mezzo arriva alle 07:55 e viene ammesso al piazzale alle 08:10. Il carico inizia alle 09:50. In una gestione informale rimane solo la frase “ci hanno tenuto fermi quasi due ore”.

In una gestione strutturata sono disponibili appuntamento, arrivo e inizio attività. Il dato può essere utilizzato per ricalcolare il piano, discutere con il cliente e, se applicabile, valutare gli effetti della disciplina sull'attesa con il supporto del consulente.

Checklist

• L'orario di appuntamento è registrato?
• L'autista può registrare o comunicare l'arrivo effettivo?
• Esiste una procedura per segnalare attese anomale?
• Le attività successive vengono ripianificate quando necessario?
• L'azienda conserva gli elementi utili a ricostruire l'attesa?
• Se usa GPS/geolocalizzazione, ha verificato gli adempimenti privacy e lavoristici?